Mitarbeiter loggt sich beim BenefitCheckin Portal ein

Arbeitgeber-FAQ zu MitarbeiterBenefits

In unserer Arbeitgeber-FAQ finden Sie alle wichtigen Informationen zur Einrichtung und Verwaltung von MitarbeiterBenefits mit BenefitCheckin. Wir zeigen, wie Benefits aktiviert, Karten bestellt und Abrechnungen effizient umgesetzt werden.

1.

Was ist BenefitCheckin und welche Benefits kann ich integrieren?

BenefitCheckin ist eine Plattform, über die Sie verschiedene Benefits Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen können. Auch bereits vorhandene Benefits lassen sich in der Regel mit integrieren, sodass Sie zukünftig nur noch eine Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter-Benefits haben.
Aktuell bieten wir folgende Benefits an: Digitale Essensmarken, Sachbezug (inkl. Karte), Dienstfahrrad, Internetzuschuss, betriebliche Altersvorsorge, Erholungsbeihilfe und Aufmerksamkeiten.

2.

Wie funktioniert die Einrichtung fürs Portal?

Beratung & Auswahl: Zunächst erfolgt die Beratung und die gemeinsame Auswahl der passenden Benefits für Ihr Unternehmen.
Onboarding: Sie erhalten Zugang zur Plattform und werden Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Sie können direkt mit den ersten Benefits starten.
Go-Live: Sie laden Ihre Mitarbeitenden bequem ein – und schon geht es los!

3.

Gibt es eine Anzahl an Mitarbeitenden?

Nein, es gibt keine feste Mindestanzahl.

4.

Wie läuft die Abrechnung mit den Benefits?

Die Abrechnung der Benefits erfolgt monatlich. Die Daten lassen sich direkt in Ihre Lohnbuchhaltung übernehmen – z. B. als CSV-Datei und für jedes Lohnprogramm geeignet.

5.

Wie bestelle ich eine Sachbezugskarte?

Mit der Aktivierung des Benefits können die Mitarbeitenden wird eine Karte bestellen. Es kann festgelegt werden, ob nur virtuelle Karten oder auch Plastikkarten bestellt werden können. Für neue Mitarbeiter kann der Vorgang auch automatisiert werden.

6.

Wie integriere ich BenefitCheckin in die Lohnabrechnung?

BenefitCheckin bietet verschiedene Exportformate an, die sich unkompliziert in Ihre Lohnabrechnungssoftware importieren lassen. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater stimmen wir die relevanten Informationen ab und passen die Exporte individuell an Ihre Anforderungen an.
Einmal im Monat erhalten Sie zu einem festgelegten Termin die aufbereiteten Dateien zur Weiterverarbeitung in der Lohnabrechnung.

7.

Welche Kosten entstehen?

In der Regel sparen Sie Geld, wenn Sie Mitarbeiter-Benefits einsetzen. Von diesem gesparten Betrag nehmen wir einen Teil und decken damit die Kosten für Handling, Weiterentwicklung, Support oder Ladegebühren ab.

8.

Ist Sachbezug auch für Minijobber möglich?

Sachbezüge können auch bei Minijobbern eingesetzt werden, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.

9.

Welche rechtlichen oder steuerlichen Hinweise muss ich beachten?

Unsere Inhalte dienen ausschließlich der unverbindlichen Orientierung und stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Diese bleibt ausdrücklich Ihren Steuerberatern oder Rechtsanwälten vorbehalten.
Mögliche Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen – etwa durch aktuelle Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) – finden Sie unter: www.bundesfinanzministerium.de

10.

Digitale Essensmarken: Wie funktionieren Limits und Belege?

Der Upload eines Belegs erfolgt einfach per Foto in unsere BenefitCheckin App. Mitarbeitende können bis 15 Belege pro Monat einreichen und erhalten 7,67 Euro pro Arbeitstag, die mit der Lohnabrechnung erstattet werden.

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11.

Sachbezug mit Karte: Welche Händler sind erlaubt?

Sachbezugskarten funktionieren in der Regel wie Prepaid-Kreditkarten und können bei allen Händlern eingesetzt werden, die gängige Kreditkarten (z. B. Mastercard oder Visa) akzeptieren.
Allerdings gelten gesetzliche Vorgaben, die den Einsatz einschränken: Nur im lokalen Umfeld der Mitarbeitenden (in der Regel Wohn- oder Arbeitsort, maximal 15–30 km Umkreis).

12.

Kann ich die Sachbezugskarte auch Online nutzen?

Die Nutzung der Sachbezugskarte über Online-Shops z. B. Amazon, Zalando, Reise- oder Ticketbuchungen oder sowie Bargeldabhebungen oder Überweisungen ist nicht möglich.

13.

Mitarbeiterfahrrad: Was brauche ich für die Umsetzung?

Über unseren Partner bieten wir eine unkomplizierte Möglichkeit zur Nutzung von Mitarbeiterfahrrädern an. Für die Einrichtung ist eine zusätzliche Registrierung beim Partner erforderlich – den Großteil des Prozesses übernehmen wir dabei gerne für Dich.

14.

Internetpauschale: Welche Nachweise sind erforderlich?

Der Mitarbeitende lädt über das Portal einmalig einen Beleg hoch, auf dem seine Internetkosten sowie Vor- und Nachname deutlich erkennbar sind. Nach einer sorgfältigen Prüfung durch unser Team wird der Beleg freigegeben.

15.

Was sind unsere rechtlichen Grundlagen?

Ein klarer rechtlicher Rahmen ist uns wichtig. Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sind auf dieser Seite einsehbar und stehen Ihnen zum Download zur Verfügung.

Bei allen Themen zum Datenschutz wenden Sie Sich gerne direkt an unseren Datenschutzbeauftragten unter: datenschutz@trans-acta.de